EHBI – Eerste Hulp Bij Identificatie

De identificatieplicht en de nieuwe privacy wetgeving (m.i.v. 2016), hoe zit het ook alweer?

Waarschijnlijk was je er als werkgever al van op de hoogte: als een nieuwe medewerker via het uitzendbureau bij je komt werken, moet hij of zij zich kunnen identificeren. Het uitzendbureau is weliswaar juridisch werkgever van de uitzendkracht maar ook bij jou als opdrachtgever moet er identificatie van de werknemer plaatsvinden. Een rijbewijs is hierin niet voldoende, aangezien de nationaliteit ook gecontroleerd moet worden. Een paspoort, ID kaart of vreemdelingendocument is dus vereist. Let erop dat al je medewerkers dan ook hun ID meenemen naar de werkplek. Mocht dit een keer niet het geval zijn, en er vindt op dat moment een controle van SZW inspectie plaats, dan maak je kans op een boete van welgeteld € 12.000. Dit kan oplopen tot het verdrievoudigde bedrag bij de derde keer dat het mis gaat. Ik kan me voorstellen dat je daar dus niet op zit te wachten.

Voorheen moest je als werkgever bij het werken met uitzendkrachten, na het controleren op echtheid en geldigheid van de kaart, een kopie maken. Deze moesten vervolgens worden bewaard in stoffige archiefkasten. Tot vijf jaar na het werkverband was je zelfs verplicht deze kopieën nog te hebben. Sinds 1 januari 2016 is er verandering in de zaak gekomen. Wat blijkt: De Belastingdienst vindt het niet meer nodig dat het bedrijf waar een uitzendracht aan het werk gaat ook nog eens een kopie maakt van het identiteitsbewijs. Het is tegenwoordig zelfs daadwerkelijk verboden. De reden hiervoor is dat de Wet bescherming persoonsgegevens is aangescherpt. Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit echt noodzakelijk is, bijvoorbeeld wanneer je buitenlandse uitzendkrachten zonder EU-nationaliteit in dienst hebt. In dit geval ben je dus wel verplicht om een kopie te maken.

Voor alle reguliere gevallen hebben we het voor jou als opdrachtgever van Morgenwerk, een stukje makkelijker en overzichtelijker gemaakt: een dag voordat een uitzendkracht voor de eerste keer bij je komt werken, ontvang je van ons een e-mail met de aankondiging dat je binnenkort de identificatiegegevens van deze uitzendkracht moet controleren. Op de dag zelf ontvang je van ons nogmaals een e-mail met daarin een directe link om de identificatiegegevens te controleren. Klik op deze link en het wijst zich vanzelf. Houdt er rekening mee dat je het fysieke identificatiebewijs van de uitzendkracht nodig hebt om de identificatiegegevens te controleren.

Mocht je de e-mail hebben gemist of is de link verlopen, dan kan je de identificatie ook uitvoeren door in te loggen op je Morgenwerk account. Onder het kopje ‘Mijn uitzendkrachten’ vind je de pagina ’Te identificeren’. Hier staan alle uitzendkrachten waarvan de controle op identificatiegegevens nog gedaan moet worden.
Alle eerder gecontroleerde uitzendkrachten en de bijbehorende identificatie gegevens kan je terugvinden op de pagina ‘geïdentificeerd’. Met deze nieuwe functionaliteit heb je de identificatieplicht in een paar stappen afgerond en kan je alle gegevens terugvinden op één centrale plek.

Meer informatie over de identificatieplicht van medewerkers? Bekijk dan de flyer identificatieplicht of het stappenplan ‘Identiteit vaststellen’ op weethoehetzit.nl.